4.6.7文件、制度及體系 - 規(guī)范管理的證據(jù)
工廠文件清單
生產(chǎn)計劃安排
產(chǎn)能預(yù)測
工時記錄
工資表、工資條
加班審批表
月度加班匯總報告
年假余額追蹤表
假期制度、程序和假期申請表
工作時間安排溝通記錄
工作時間準(zhǔn)則相關(guān)培訓(xùn)記錄
工作時間準(zhǔn)則相關(guān)當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)
4.6.8管理流程圖（待續(xù)）
4.6.9案例分析：工作時間準(zhǔn)則下的不可接受做法、可接受做法和最佳實踐
案例一：工時記錄
ABC工廠員工每天進廠時在考勤表上簽名，每天離廠時再次簽名。生產(chǎn)主管保留考勤表，計算每
天總工時，在每周結(jié)束時將考勤表轉(zhuǎn)交計薪部門。計薪部門根據(jù)考勤表計算當(dāng)個計薪周期的工時數(shù)。
工廠錯在哪里？
工廠沒有適當(dāng)?shù)墓r記錄系統(tǒng)以保證正確付薪。目前的程序過分依賴主管和計薪部門輸入數(shù)據(jù)。
這可能導(dǎo)致嚴重錯誤，效率不高。另外，根據(jù)工作場所標(biāo)準(zhǔn)員工必須負責(zé)記錄自己的工作時間，而不
是依賴主管或其它職員幫自己記錄工作時間。
工廠應(yīng)該怎么做？
為準(zhǔn)確記錄工廠員工的工作時間，需要建立一個客觀的系統(tǒng)、方法或工具，例如，機械卡鐘、電
子卡掃描儀或指紋掃描儀。由于這些系統(tǒng)能夠更直接聯(lián)接工資系統(tǒng)而完全不依賴于人工輸入數(shù)據(jù)，因
此他們更加客觀準(zhǔn)確。
ABC工廠已安裝打卡鐘并將工卡發(fā)給所有員工，這樣員工上班時可以打卡入廠，在每天下班時打
卡離廠。每周結(jié)束時收集工卡，由員工檢查上下班打卡記錄是否準(zhǔn)確并在工卡上簽名。計薪部門收集
工卡用來計算工人在該計薪周期的工時數(shù)。
工卡在計薪部門保存三年后才丟棄。
最佳實踐
ABC工廠安裝電子計時系統(tǒng)。所有員工都有塑料工卡，其背后有磁條，包含員工姓名和工號信
息。員工上下班時在生產(chǎn)區(qū)附近的計時系統(tǒng)上刷卡。計算機記錄他們的上下班時間。計算機軟件能自
動計算所有的正常工時數(shù)和加班工時數(shù)，直接與計薪部門軟件聯(lián)接。在每個計薪周期結(jié)束時工人檢查
計算機打印出來的工時記錄，簽名確認工時記錄正確。
案例二：在規(guī)定工作時間之前或之后工作
GHK工廠員工為了第二天生產(chǎn)有一個好開端，在規(guī)定下班時間之后繼續(xù)工作。一些工人沒有留下
因為他們乘車回家要很長時間，但是第二天他們很早到達工廠，在上班時間開始之前工作。廠方已規(guī)
定工作時間，對工人在規(guī)定工作時間之外額外工作不支付任何報酬。工廠經(jīng)理認為他沒有要求工人提
前上班或晚下班，而是工人自愿多上班。
工廠錯在哪里？
工廠利用工人自愿額外工作。對規(guī)定工作時間之外的工作工廠沒有支付報酬，即使這些工時不在
安排之內(nèi)，工廠經(jīng)理也說他沒有要求工人加班工作，但很明顯生產(chǎn)目標(biāo)給工人帶來壓力。即使工人自
愿在規(guī)定工作時間之外工作，工廠也必須為額外工時支付報酬。
工廠應(yīng)該怎么做？
管理層制定彈性工作安排，允許工人提前上班或晚下班。額外工時按正確的平時工資率和加班工
資率記錄在工作時間中。為了控制加班，防止超時加班，規(guī)定工作時間制度限定提前上班或晚下班時
間不超過 30 分鐘。
最佳實踐
GHK工廠管理層注意到很多工人提前上班或晚下班。由于額外加班使加班費不斷增加，工廠經(jīng)理
與工人談話時發(fā)現(xiàn)許多工人需要加班工作才能完成生產(chǎn)目標(biāo)。應(yīng)用公司管理體系指引，工廠經(jīng)理指示
生產(chǎn)經(jīng)理和工程師檢查生產(chǎn)目標(biāo)。他們檢查生產(chǎn)效率以確定管理層設(shè)置的生產(chǎn)目標(biāo)是否合理。工廠經(jīng)
理還要求人事部門研究工人上下班通勤方式和交通時間表以確定調(diào)整規(guī)定工作時間是否能解決提前上
班或晚下班的問題。
案例三：停電
下述案例全部關(guān)于處理停電和重新安排生產(chǎn)。
場景一
當(dāng)?shù)卣ㄍǔＪ请娏Σ块T）提前通知工廠連續(xù)四周或更長時間每周某日停電（例如星期四）。工廠
想把星期四與每周休息日（星期日）調(diào)換可以接受。工廠通知業(yè)務(wù)部門（下訂單的部門）和SEA 部門
，提供相關(guān)文件。要提前通知，必須明確調(diào)換日期。工資支付沒有變化。可以調(diào)換星期四和星
期日，而工資率不變。在此限定時段內(nèi)星期四為休息日。必須明確溝通工時安排（口頭和書面方
社會和環(huán)境事務(wù)部
| 式）。最好提前一個月通知工人，提前一 到兩周通知 adidas 集團（采購方）。 只適用于連續(xù)四周或以上調(diào)休。 |
場景二 情形同上，但停電只有一周、兩周或三 周的星期四。 | 遵守因業(yè)務(wù)目的而調(diào)休要求。 不必補休。 這是正常要求的例外情況，考慮到在停電狀 況下不可能給予補休。 |
場景三 當(dāng)?shù)仉娏Σ块T沒有提前通知，工廠突然 停電。工人被送回家，工廠安排下個星 期日上班補回損失的生產(chǎn)時間。如果工 人在進廠一小時內(nèi)被送回家該怎么辦？ 如果午餐后被送回家該怎么辦？ | 同場景二，即適用遵守因業(yè)務(wù)目的而調(diào)休 要求。 無論何時停電，工人何時停止工作被送回 家，停電日付全額工資。 星期日按正確工資率付工資。 |
場景四 某工廠 2005 年向 SEA 展示的真實案例。 由于電力短缺，工廠計劃按以下方式調(diào) 整休息日： 藍色字體代表停電日；A是休息日；B是 半天加班（200%加班費率） | 被 SEA 拒絕，因為沒有遵守固定休息日這 一基本原則。 要求工廠與 SEA 和業(yè)務(wù)部門協(xié)商生產(chǎn)安排 和休息日安排。 |
場景五 工廠每年夏天用電高峰期有大約四個月 每四天左右停電一天。工廠三班倒。在 停電日，日班 A/B 不上班，夜班上班。 今年根據(jù)與 SEA 部門探討，工廠計劃加 強管理，制定排班計劃，提前一個月與 全體員工溝通。 | 此場景既不適用特殊情況也不適用調(diào)休要 求。 如果 SEA 要就夏季工時安排提出適當(dāng)建 議，現(xiàn)場人員要工廠管理層提供全面信 息。例如： a) 是否有替代能源？工廠要安裝發(fā)動機 嗎？ b) 完整的工作安排或排班是怎樣的？ c) 它符合 SEA 準(zhǔn)則嗎？對工人有任何健 康安全風(fēng)險嗎？ d) 當(dāng)?shù)胤蓪σ拱嘤惺裁匆螅?/p> |
場景六 當(dāng)?shù)卣螂娏Σ块T沒有明確哪天停 電。他們只表示某些天可能會停電（類 似場景一和二）。 |
這是非常特殊的案例。
最好的解決方案是安裝發(fā)電機。
沒有事先通知工人而每周安排不同的休息
日是不可接受的。