II. 審核注意事項(xiàng)，SA8000: 9. 管理體系
II. A. 回顧關(guān)鍵問題，SA8000: 9. 管理體系
審核員應(yīng)對下列問題進(jìn)行審核：基于結(jié)果的證據(jù)，中小型企業(yè)的管理體系，社會責(zé)任代表，工人培訓(xùn)，員工參與，以及內(nèi)部審核。該清單并不詳盡，審核員需要根據(jù)具體的生產(chǎn)設(shè)備和當(dāng)?shù)氐那闆r修改和/或擴(kuò)充本清單。
1. 基于結(jié)果的證據(jù)(確鑿證據(jù))
a) 在每次的審核報告中重點(diǎn)對待：公司管理體系的狀態(tài)，包括對供應(yīng)商的管控，和體現(xiàn)公司對其供應(yīng)商、分包商和次級供應(yīng)商監(jiān)測報告的進(jìn)度。
b) 妥善保存記錄僅僅是SA8000管理體系中的一個組成部分。在進(jìn)行審核時，更重要的是核實(shí)公司是否采取了具體且適當(dāng)?shù)男袆右愿纳茍?zhí)行效果并保證持續(xù)合規(guī)性。合理的合規(guī)性證據(jù)不應(yīng)是單面的。審核員應(yīng)多方面查看證據(jù)的來源，以及實(shí)際變化的確切程度。審核員應(yīng)檢查以下核心問題，它們可以幫助審核員具體化審核程序：
i. SA8000中的書面政策有多少得到了實(shí)施？
ii. 該公司遵從哪些程序？
iii. 這些流程和程序是如何被評估的？
iv. 隨著時間的推移，這些程序和流程是如何得到改進(jìn)的？
v. 員工是否了解所實(shí)施的SA8000中的要素和涉及到的程序？
c) 對工人和管理者進(jìn)行良好的訪談是至關(guān)重要的。審核員應(yīng)設(shè)法核實(shí)是否存在就位的相符程序，以確保涉及本標(biāo)準(zhǔn)的每一項(xiàng)相關(guān)問題都能保持持續(xù)的合規(guī)性。體系有效性的證據(jù)包括管理層人員和工人對其的廣泛理解。但是更重要的是，工人和管理者對某一特定程序或體系進(jìn)行解釋的能力，變化和改善的證據(jù)應(yīng)是能觀察到的。例如：
i. 如果存在就位的體系，可以保證工人的健康和安全，那么事故的發(fā)生率應(yīng)有所下降或一直處于較低水平。
ii. 如果一家工廠符合SA8000對于工作時間的要求，然而該工廠的競爭對手全部要求其工人工作時間多加班20%或30%，那么審核員應(yīng)詢問該工廠任何做到遵守本標(biāo)準(zhǔn)的要求。取得了什么樣的變化？是什么樣的原因使得工作時間的大幅度減少？
iii. 是否與供應(yīng)商、分包商或級次供應(yīng)商就SA8000相關(guān)問題進(jìn)行多次的溝通？是否存在他們遵守和改變的證據(jù)？如果績效結(jié)果顯示該體系沒有成效，審核員應(yīng)深入調(diào)查以確定書面加載的體系是否在實(shí)際中使用。
2. 中小型企業(yè)的管理體系
a) SA8000旨在促進(jìn)系統(tǒng)的合規(guī)性，而不是單單的要求"檢查清單"或“檢查日”的做法。出于該原因，本標(biāo)準(zhǔn)的管理體系要求則非常重要。如果正確的解讀，這些要求對中小型企業(yè)（SMEs）不應(yīng)該形成不均衡的挑戰(zhàn)。通過管理體系審查進(jìn)行驗(yàn)證的基本要素有：承諾，溝通，以及有效性。對于中小型企業(yè)，他們所實(shí)施的SA8000體系的要素要比大型企業(yè)相對容易：
i. 承諾：級別低的管理人員應(yīng)能夠與大部分的管理者密切協(xié)調(diào)和參與SA8000各個方面的規(guī)劃和實(shí)施。
ii. 溝通：對于勞動力較少的企業(yè)，這種情況應(yīng)大大方便高層管理人員直接向工人就公司對社會合規(guī)性的規(guī)劃和意圖進(jìn)行溝通。這也使得對管理者和主管對本標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行監(jiān)控更加容易。
iii. 有效性：合規(guī)性文件（的準(zhǔn)備）對中小型企業(yè)來說是相當(dāng)簡單的。管理層與工人的溝通可以更多地依靠口頭方式和小組會議。審核員還可以更多地依靠工人訪談，因?yàn)橄啾扔诖笮推髽I(yè)，審核員在中小型企業(yè)可以實(shí)際地接觸到更多比例的工人。
3. 社會責(zé)任代表
a) SA8000希望能有社會責(zé)任代表，管理層代表和工人代表。
i. SA8000管理層代表負(fù)責(zé)解決工人的關(guān)注問題，參與管理層審查，并且要促進(jìn)SA8000要素的實(shí)施過程中的執(zhí)行和持續(xù)改進(jìn)。管理層代表可以通過高層管理層任命，應(yīng)有決策權(quán)和預(yù)算制定權(quán)利并根據(jù)需要去實(shí)施預(yù)防和/或整改措施。
ii. SA8000工人代表是由其他非管理層、非主管人員自由選舉出的非管理層、非主管人員的普通工人，其職責(zé)是促進(jìn)管理層與工人之間的溝通。如果公司存在自由選舉的工會，工人應(yīng)能夠進(jìn)行選舉工人代表并且可以在公司的廠址和上班時間進(jìn)行此選舉。然而，公司即使沒有工人代表也可以得到認(rèn)證，但是必須有證據(jù)表明工人允許進(jìn)行選舉工人代表。
a. 審核員應(yīng)通過工人訪談和其他方法，以核實(shí)管理層沒有干預(yù)或操控選舉或工人代表的集會。
b. 審核員還應(yīng)該工廠中的所有工人都知道SA8000工人代表概念的存在和其職責(zé)范圍。工人代表是接收關(guān)于本標(biāo)準(zhǔn)不合規(guī)性的工人匿名意見和投訴的重要渠道。工人代表應(yīng)有權(quán)促進(jìn)與管理層人員就本標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)問題進(jìn)行溝通。然而，實(shí)施SA8000不是工人代表應(yīng)負(fù)的責(zé)任；合規(guī)性的責(zé)任由高層管理人員負(fù)責(zé)。
c. 正如SA8000規(guī)定所述，工人代表不是、也不應(yīng)該被視為可以替代工會。工人代表不具有從事于集體談判的法律權(quán)利，僅僅是公認(rèn)的工會才具備該權(quán)利。SA8000工人代表不應(yīng)該以任何方式削弱工會或其代表（的基礎(chǔ)）（根據(jù)國際勞工組織第98號公約第2條）。SA8000工人代表的權(quán)利有限，尤其是作為公司為了實(shí)現(xiàn)SA8000合規(guī)性一部分努力而被選舉工人代表。出于此原因， SA8000工人代表沒有、也不應(yīng)該設(shè)法獲得更寬泛的代表職責(zé)（例如集體談判），除非該SA8000工人代表同時曾經(jīng)被自由選舉為工會或工人組織的代表。審核員應(yīng)核實(shí)能明確表明兩個實(shí)體間區(qū)別的溝通情況，包括培訓(xùn)資料、人力資源手冊，和其他形式的溝通記錄。
4. 工人培訓(xùn)
a) 審核員應(yīng)核實(shí)每名員工是否定期接受關(guān)于社會責(zé)任問題的培訓(xùn)；培訓(xùn)的頻率對于公司的離職率水平是否充足；SA8000的要求是否已知并且各級員工對其了解；而且執(zhí)行SA8000的要求的明確責(zé)任是否有明確定義。對于最終為本標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性負(fù)責(zé)的高級管理層人員來說是尤其重要的。
b) 如果管理者不能夠流利的講工人使用的語言或者工人是文盲，審核員應(yīng)分別單獨(dú)詢問管理者和工人SA8000的要求和溝通時如何實(shí)施的。為了讓員工充分的了解指示且從培訓(xùn)中獲益，公司應(yīng)向各級員工提供以當(dāng)?shù)卣Z言編寫的全部培訓(xùn)資料。SA8000標(biāo)準(zhǔn)本身應(yīng)被翻譯成當(dāng)?shù)卣Z言，對于實(shí)施所需的相關(guān)資料（如公司政策和涉及本標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)程序）也應(yīng)該翻譯成當(dāng)?shù)卣Z言。如果公司存在文盲工人，管理者應(yīng)負(fù)責(zé)提供帶有配圖的口頭解釋。在所有情況下，公司應(yīng)維持此類型培訓(xùn)的記錄以及如何實(shí)施的記錄。審核員應(yīng)訪問員工以確定該培訓(xùn)的有效性。
5. 員工參與
工人對SA8000管理體系的成功實(shí)施作出巨大的重要貢獻(xiàn)；所以在進(jìn)行審核時，審核員應(yīng)把工人的參與作為合規(guī)性的重要參考指標(biāo)。審核員應(yīng)檢查以下幾點(diǎn)作為確定工人參與程度的參考：
a) 是否已經(jīng)把公司的政策和程序傳達(dá)給所有的工人？
b) 工人是否有機(jī)會參與和檢查SA8000合規(guī)性的實(shí)施？
c) 工人關(guān)心的問題和提出的投訴是否得到了解決？
d) 整改行動方案是否及時且全面？
6. 內(nèi)部審核
內(nèi)部審核和管理層審查是保證持續(xù)改進(jìn)的實(shí)用手段，也是審查SA8000管理體系的有效工具。審核員應(yīng)核實(shí)是否有采取全面的定期內(nèi)部審核和/或管理層審查或同等的定期審查，并且高層管理人員對此進(jìn)行檢查且監(jiān)測結(jié)果。