8.0 文件控制
本章節(jié)旨在管制信息的分發(fā)并保證當(dāng)百勝對供應(yīng)商有新的要求和變更標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有一個(gè)良好的溝通方式。該文件要求公司：
? 保存受控文件的總清單，包括供應(yīng)商對百勝產(chǎn)品建立的文件資料和百勝提供給供應(yīng)商的資料。
? 向需要的部門人員分發(fā)版本正確的受控文件。
? 消除或確保不發(fā)生無意識(shí)使用過期文件。
? 建立和執(zhí)行文件批準(zhǔn)程序。
? 建立并執(zhí)行文件變更控制程序。
8.1 建立畫稿、規(guī)格書、工藝和規(guī)程審批控制程序
（程序/文件）
滿分 （20 分）：工廠有一個(gè)正式的程序，用于：
? 分發(fā)
? 跟蹤
? 修正
? 處置過期文件
該規(guī)程將確保獲得授權(quán)的個(gè)人擁有有效文件，且此文件的存放地得到適當(dāng)控制。
所有規(guī)格書的副本包含機(jī)密性聲明，如“機(jī)密”、“復(fù)印受控”、“所有權(quán)信息”、“禁止帶出廠區(qū)”。
該審核點(diǎn)處著重文件修訂及有關(guān)保密文件控制程序，根據(jù)隨后的控制點(diǎn)上的觀察進(jìn)行評分。
輕微不符 （15 分）：規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的一個(gè)要素。
嚴(yán)重不符 （6 分）：規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的兩個(gè)要素。
零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：
? 無程序。
? 規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的多個(gè)要素。
8.2 保存受控文件修訂總清單。
（記錄）
滿分 （20 分）：“總清單”應(yīng)保存，并注明文件的位置以及負(fù)責(zé)更新文件的責(zé)任人。必須保存有關(guān)百勝產(chǎn)品規(guī)格書修訂/變更的歷史記錄。
輕微不符 （15 分）：個(gè)別信息存在不完善或缺失現(xiàn)象。
嚴(yán)重不符 （6 分）：多個(gè)信息存在不完善或缺失現(xiàn)象。
零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：
? 無程序。
? 無總清單。
? 總清單與百勝規(guī)格書或配方的修訂日期不一致。
8.3 受控文件的安全性及限制。
（觀察）
滿分 （30 分）：文件控制規(guī)程規(guī)定需要保護(hù)：百勝所核準(zhǔn)的畫稿、制造規(guī)程、材料規(guī)格，及遵循8.1中與百勝的有關(guān)機(jī)密的聯(lián)系。
加強(qiáng)文件控制，防止受控文件為未獲得授權(quán)人員獲得。
審核員希望在生產(chǎn)過程中全部或部分規(guī)格書用于生產(chǎn)線上。但是，一般工作人員或公眾應(yīng)無權(quán)獲得機(jī)密信息。
輕微不符 （20 分）：文件存放不易被一般工作人員獲得，但是獲取文件的過程未設(shè)置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權(quán)，或被文件保管責(zé)任人監(jiān)督。
嚴(yán)重不符 （10 分）：文件存放地點(diǎn)易被一般工作人員獲得，獲取文件的過程未設(shè)置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權(quán)，或被文件保管責(zé)任人監(jiān)督。
零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：
? 所有權(quán)文件在一般工作人員手中傳送。
? 發(fā)現(xiàn)所有權(quán)文件在工廠公共區(qū)域處于無人保管或不安全狀態(tài)。
8.4 質(zhì)量程序和質(zhì)量手冊維護(hù)。
滿分 （15 分）：維護(hù)質(zhì)量手冊，該手冊定義如下：
? 維護(hù)組織內(nèi)具體質(zhì)量體系的任務(wù)和職責(zé)
? 項(xiàng)目的內(nèi)容和位置
? 組織（組織機(jī)構(gòu)圖）
? 上級管理部門批準(zhǔn)
質(zhì)量系統(tǒng)至少包括：
? 管理/質(zhì)量部門職責(zé)
? 原材料控制
? 工藝控制
? 成品要求
? 文件控制
? 工藝流程控制點(diǎn)
? 所有不合格材料和產(chǎn)品的處理工藝
輕微不符 （8 分）：符合以下情況之一將構(gòu)成輕微不符：
? 質(zhì)量手冊未更新維護(hù)。
? 1到2個(gè)章節(jié)（定義如上）存在缺失現(xiàn)象。
嚴(yán)重不符 （3 分）：質(zhì)量手冊缺少上述2至4個(gè)要素。
零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：
? 質(zhì)量手冊缺少4個(gè)或4個(gè)以上的上述要素。
? 無質(zhì)量手冊。
8.5 按照百勝指定的時(shí)間維護(hù)并歸檔質(zhì)量記錄
（觀察報(bào)告）
滿分 （15 分）：按照以下原則，維護(hù)質(zhì)量記錄并紙張或電子方式歸檔：
? 產(chǎn)品有效期為1年以下，記錄保存2年。
? 產(chǎn)品有效期為1年以上，記錄保存3年。
必須滿足任何針對記錄保存方面的所有當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)規(guī)定。
任何當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求優(yōu)先于上述原則。
輕微不符 （8 分）：個(gè)別記錄未保存到指定的保存期限。
嚴(yán)重不符 （3 分）：符合以下情況之一將構(gòu)成嚴(yán)重不符：
? 多次發(fā)生文件記錄未保存至指定的保存期限。
? 文件保存至產(chǎn)品的有效期，但未延長。
零分：文件未能保存至產(chǎn)品的有效期。