工廠審核流程

一、概述

   雅芳非常重視與供應(yīng)商之間已經(jīng)建立起的關(guān)系，而且我們認識到制造雅芳產(chǎn)品的每一個供應(yīng)商和工人都為雅芳公司的成功作出了貢獻?；谶@一原因，我們致力于幫助我們的供應(yīng)商持續(xù)改善每個工人的工作條件，正是這些工人為我們生產(chǎn)出了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。非常重要的是，我們的制造商應(yīng)尊重運營地的法律和文化，同時也尊重為雅芳生產(chǎn)產(chǎn)品的工人。雅芳希望供應(yīng)商在各方面采取負責(zé)任的行動，并盡最大努力確保工作場所沒有任何虐待、剝削或非法工作條件的存在。雅芳要求供應(yīng)商遵守所適用的所有法律法規(guī)，以及雅芳供應(yīng)商行為準則。如地方或行業(yè)規(guī)范超過該行為準則要求的，則適用該規(guī)范。

   本介紹的目的在于將雅芳社會責(zé)任項目的運作機制告訴我們的供應(yīng)商，并讓他們在審核前有機會進行自我評估，并進行改進。新工廠和已批準的工廠將受到審核。雅芳選擇必維國際檢驗集團 (BV)作為第三方對工廠進行審核。

    A. 關(guān)于必維國際檢驗集團

   必維國際檢驗集團是全球領(lǐng)先的測試和檢驗服務(wù)供應(yīng)商。必維國際檢驗集團的服務(wù)涵蓋了廣闊的質(zhì)量和過程保證范圍，以協(xié)助客戶有效地管理各種風(fēng)險，包括產(chǎn)品性能、法規(guī)遵從、產(chǎn)能和能力評估、社會責(zé)任以及工廠反恐安全。在社會責(zé)任和工廠反恐安全方面，必維國際檢驗集團是一個市場領(lǐng)導(dǎo)者。必維國際檢驗集團的團隊擁有豐富的經(jīng)驗——從設(shè)計、開發(fā)以及通過現(xiàn)場審核來評估行為準則和工廠反恐安全的遵守情況，BV已經(jīng)為許多知名度很高的公司提供了上述服務(wù)。

       二、 審核安排

   按照雅芳要求指南的規(guī)定，工廠將受到必維國際檢驗集團的審核。安排工廠審核的過程包括預(yù)訂審核、開發(fā)票和付款，以及安排審核日期。

      A.  確認

    工廠如被要求進行首次審核，必須先填寫一份雅芳供應(yīng)商行為準則確認書（附件1），并在收到審核通知的5個工作日內(nèi)提交給雅芳。

      B.  開發(fā)票及付款

   在該方案實施初期，雅芳將承擔(dān)所選首次審核的費用。如需跟蹤審核（以確認在首次審核中發(fā)現(xiàn)的問題已經(jīng)改善），由 BV代表雅芳執(zhí)行。跟蹤審核的費用將由供應(yīng)商支付。如首次審核或跟蹤審核仍問題需要跟進，必維國際檢驗集團將給供應(yīng)商開具進一步跟蹤審核的發(fā)票，并帶有詳細付款說明。

   跟蹤審核的時間將與雅芳的糾正措施指南以及相關(guān)的糾正措施計劃報告上的信息保持一致。     請注意，必維國際檢驗集團只有從供應(yīng)商處收到全額付款后才會安排跟蹤審核——未付款的情況 將定期提交給雅芳以作跟進。 款項可通過支票或電匯支付。要格外注意的是，必維國際檢驗集團的發(fā)票號碼是向必維國際檢驗集團付款的查詢依據(jù)——無論是電匯還是支票 ——以確保及時處理和操作。如果未能包括發(fā)票號碼，將導(dǎo)致審核安排的延誤。  雅芳要求供應(yīng)商在收到發(fā)票的 15 個工作日內(nèi)付款并提供付款證明。（請注意，電匯可能需要花 費五個工作日用于銀行業(yè)務(wù)清算過程，而支票所需時間可能更長。）請注意，如果必維國際檢驗集團審核員在審核日被拒絕進入廠區(qū)或者供應(yīng)商或工廠在審核日前72小時內(nèi)取消審核，費用仍將向供應(yīng)商全額收取。

      C. 審核安排

   一經(jīng)收到填寫好的確認表，當(dāng)?shù)乇鼐S國際檢驗集團計劃員將與工廠聯(lián)系，以確認正在生產(chǎn)或?qū)⒁a(chǎn)雅芳產(chǎn)品的工廠位置，并安排首次審核日期。通常審核的具體日期不會預(yù)先通知，而只會通知一個時間段，一般為2個星期。審核員會在該2個星期中的任何一個工作天出現(xiàn)在工廠門口，對工廠進行雅芳供應(yīng)商社會責(zé)任審核。

   在安排審核的日期范圍內(nèi) ——以及審核當(dāng)天，請確保至少有一個工廠的管理層成員在廠，以便提供相應(yīng)的文件，以及對工廠進行完全的審核。 必維國際檢驗集團需要能夠進行全面的審核，即使是工廠擁有人或提供給雅芳的社會責(zé)任聯(lián)系人不在廠。

   跟蹤審核將在糾正措施計劃報告內(nèi)所規(guī)定的糾正期限結(jié)束前一個星期內(nèi)安排。糾正期限結(jié)束前一個星期（根據(jù)發(fā)票的付款情況），當(dāng)?shù)谺V計劃員將聯(lián)系工廠確認即將進行的跟蹤審核。該BV計劃員將為工廠提供一個1星期的審核日期范圍，在這一周內(nèi)的任意一個工作天，BV均有可能對工廠進行跟蹤審核。根據(jù)雅芳的要求，必維國際檢驗集團計劃員不得向工廠代表透露具體的跟蹤審核日期。

        三、 工廠審核實施

      首次審核將在預(yù)先通知的2周內(nèi)的任意一個工作日進行，BV不會通知具體審核的日期。  在預(yù)期的審核到來前，工廠管理層應(yīng)檢查所需文件清單（附件6 —— 具體文件清單會由BV在審核前提供），并確保相關(guān)文件在審核日當(dāng)天可以使用。管理層——包括工廠廠長、經(jīng)理，相應(yīng)的人力資源人員和會計人員——應(yīng)在審核期間在場。需要格外注意的是，如果在審核過程中，工廠拒絕審核員進入工廠的某些區(qū)域（包括廠房、飯?zhí)谩⑺奚岬热魏喂S區(qū)域）、或拒絕提供各種文件資料或生產(chǎn)記錄、或拒絕審核員單獨與員工進行面談，將導(dǎo)致該次審核不通過（紅色總體評審等級），不管該次審核是初次審核還是跟蹤審核，費用都將由供應(yīng)商支付。所以希望供應(yīng)商/工廠能對審核員給予全面的配合（審核員所獲取的工廠信息是保密的，不會泄露給第三方）。同時，如果工廠因停電、放假等原因在某幾天不能安排審核，應(yīng)至少提前3個工作天通知BV，否則可能導(dǎo)致審核不通過，且審核費用由供應(yīng)商支付。

        1、與管理層進行首次會議；

        2、現(xiàn)場審核 ；（主要審核廠區(qū)、飯?zhí)谩⑺奚岬鹊慕】蹬c安全狀況；同時也會檢查現(xiàn)場的各種生產(chǎn)記錄包括但不限于收發(fā)記錄、生產(chǎn)記錄、檢驗記錄等，以確認沒有非授權(quán)的外發(fā)加工，同時檢查是否有記錄不一致的情況發(fā)生；在現(xiàn)場審核過程中，審核員還會獲取一些其它現(xiàn)場信息，以證明工廠是否符合雅芳供應(yīng)商行為準則中的要求。）

        3、文件審核 ；（主要審核附件6及BV在審核前提供的文件清單中的文件、資料是否能證明工廠符合相應(yīng)的要求。審核員會根據(jù)實際情況要求工廠提供其它相關(guān)的資料。）

        4、員工訪談 （審核員需要一個相對遠離管理層視線的房間，對工廠員工進行訪談。工廠管理層不應(yīng)在現(xiàn)場。訪談的內(nèi)容涵蓋供應(yīng)商行為準則中的各個要求，從訪談的角度來證實工廠是否符合雅芳的供應(yīng)商行為準則。

        5、與管理層進行末次會議，總結(jié)審核發(fā)現(xiàn)的問題。

      審核是一個事實調(diào)查過程，旨在幫助您確定在工廠運作中可以進行改善的方面，以確保工廠遵守國家的具體法律要求和雅芳供應(yīng)商行為準則。 在審核執(zhí)行期間，雅芳要求所有供應(yīng)商對工作場所的工作條件公開、誠實——而且完全透明。