文件記錄保存補(bǔ)充指導(dǎo)原則
以下黑體字部分為文件記錄保存的最低規(guī)定。此外，所有工廠必須遵守有關(guān)公告及文件記錄保存的具體法律規(guī)定。下文列出的其它條款為參考建議或某些“模范”工廠采用的作法。
人事檔案：
• 所有工廠必須保存每位員工的人事檔案。
• 人事檔案必須包括工廠所在國適用的年齡證明文件的復(fù)本（如身份證、護(hù)照、旅行文件、社保卡等）。
• 人事檔案中包括由工人簽名認(rèn)同的錄用日期證明文件。
• 法律規(guī)定的工作合同，其中包含工人和工廠的簽名。
• 由工人填寫的應(yīng)聘申請(qǐng)表，其中包括地址、聯(lián)絡(luò)方法、推薦人、工作經(jīng)歷及教育程度等基本內(nèi)容。
• 工人于近期拍攝的照片。
• 書面的紀(jì)律處分文件，其中包括工人的簽名。
• 員工身份證號(hào)碼。
考勤卡：
• 所有工廠必須使用考勤卡或電子條碼卡系統(tǒng)準(zhǔn)確記錄每位工人的實(shí)際工作時(shí)間?？记诳ū仨氂涗浌と说纳舷掳鄷r(shí)間。
• 工廠可使用出勤表代替考勤卡，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時(shí)間、午餐休息時(shí)間、加班時(shí)間及休息日安排。出勤表應(yīng)由工人簽名認(rèn)同記錄的準(zhǔn)確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
• 考勤卡、條碼卡和出勤表記錄應(yīng)至少保存一年。某些國家要求工廠保存這些記錄的期限超過1年。
• 此外，Sears公司建議所有工廠在工人的考勤卡中記錄工人的就餐時(shí)間。
工資表：
• 所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應(yīng)付的小時(shí)工資、每日工資、每月工資或計(jì)件工資。
• 工資表必須包括正常工作時(shí)間、根據(jù)產(chǎn)品件數(shù)或工作時(shí)間計(jì)算的工資總額、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、代扣款及實(shí)得工資等內(nèi)容。
• 工廠必須保存計(jì)件工資等相關(guān)文件，以證實(shí)工資表記錄的準(zhǔn)確性。
• 工資表必須至少保存一年時(shí)間。某些國家要求工廠保留工資表的期限超過1年。
• 工廠在工資表中記錄節(jié)假日時(shí)間、最高獎(jiǎng)金額、計(jì)件工作的加班工資、貸款及代扣款等內(nèi)容。
• 員工簽名認(rèn)同工資表記錄的內(nèi)容，并表示收到工廠支付的實(shí)得工資。
工資單：
• 工廠在發(fā)放工資時(shí)必須向所有工人提供工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時(shí)間、加班時(shí)間、計(jì)件工資、工資總額、代扣款及實(shí)得工資。
• 員工必須在工廠保存的工資單復(fù)本上簽名，以表示認(rèn)可工資單的各項(xiàng)內(nèi)容并確認(rèn)收到工廠支付的實(shí)得工資。