文件及記錄控制程序
1.0目的
確保本公司在推行社會責任系統(tǒng)文件能及時、正確地在各部流通，并保留適當記錄以證明該系統(tǒng)的符合性。
2.0適用范圍：
本公司社會責任系統(tǒng)所有文件資料及記錄的控制。
3.0定義：
(無)
4.0權責
文控中心：對本公司社會責任系統(tǒng)文件進行發(fā)放、列帳及版本控制，并編制SA記錄總覽表。
5.0作業(yè)內容
5.1 SA文件控制
5.1.1 社會責任系統(tǒng)文件由SA管理者代表根據實際情況對照標準進行規(guī)劃，并安排編寫。依該系統(tǒng)手冊規(guī)定之相關權限批準后，交文控中心依相關規(guī)定發(fā)行、修訂、回收、保存及作廢管理，文件的發(fā)放由授權人指引發(fā)至相關部門，并執(zhí)行文件分發(fā)的簽收。保證該有文件的地方皆有現行有效的版本可供需要時指導，防止作廢文件在現場使用并定期對體系文件的適宜性充分進行評審。
5.1.2 SA文件編碼規(guī)則：AP×××-V、×.×
社會責任系統(tǒng)文件階別 流水號 表單 版次
5.1.3 編碼說明：第(1)(2)碼為社會責任系統(tǒng)英文簡寫，即用SA表示；第(3)為文件階別，即：手冊用M表示，程序文件為P表示；第(4)(5)(6)為流水號，由文控中心分別由001-999編號管制；第(7)為表單版次，以大寫英文字母表示，初版這第1版，第一次換版后為第二版,(8)為修改次數，按自然數以此類推。
5.2文件的發(fā)放
5.2.1 文控發(fā)放的文件需蓋有“正本”文件章,“正本”文件收文部門不得復印。
5.2.2 文控發(fā)放的文件需填寫“文件分發(fā)回收記錄”,注明文件發(fā)放時間、回收時間(若版本修改回收時)、版本及簽收人。
5.2 SA記錄的控制
5.3.1 各部門相關人員負責依要求填寫本部門社會責任系統(tǒng)所有相關記錄，經權責人員核準后，由各部門自行做好標識分類歸檔。
5.3.2 各項社會責任系統(tǒng)記錄由文控中心統(tǒng)一登錄在“SA記錄總覽表”上，并注明保存地點、期限，以方便查找。
5.3.3 各項社會責任系統(tǒng)記錄之儲存應妥善維護，尤其注意儲存環(huán)境，避免文件受潮。
5.3.4 如有過期之SA記錄，應統(tǒng)一進行銷毀。
5.3.5 各部門SA記錄務必做到客觀真實，并具有追溯性。
5.3.6 所有SA文件及記錄由文控中心統(tǒng)一監(jiān)控管理。
6.0參考資料
(無)
7.0 SA記錄
7.1 SA記錄總覽表
7.2文件分發(fā)回收記錄